Rechnungen

Pflicht sind: dein Name und deine Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum, der Nettobetrag je Steuersatz, der Steuersatz mit dem Steuerbetrag und, wenn keine Steuer anfällt, der Grund dafür.

Bis 250 € brutto gilt eine Rechnung als Kleinbetragsrechnung. Dann reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.

Das Finanzamt verlangt, dass Rechnungen nach dem Ausstellen unveränderbar bleiben (GoBD). Deshalb vergibt paygroove die Rechnungsnummer erst beim Finalisieren und sperrt die Rechnung danach für Änderungen.

Stellst du nach dem Versand einen Fehler fest, storniere die Rechnung und schreibe eine neue. Die stornierte bleibt sichtbar und dokumentiert, dass die Nummer vergeben war. So entstehen keine Lücken im Nummernkreis, die das Finanzamt hinterfragen würde.

Ein Storno teilst du dem Kunden mit, am einfachsten mit der neuen Rechnung und dem Hinweis, welche Nummer sie ersetzt.

Das Leistungsdatum bestimmt, in welchem Monat die Umsatzsteuer entsteht, und der Kunde braucht es für seine Buchhaltung. Fehlt es, gilt das Rechnungsdatum, was nur stimmt, wenn beides am selben Tag liegt.

Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus Rechnungsdatum plus Zahlungsziel. Danach gilt die Rechnung als überfällig und taucht im Dashboard auf.

Bei Privatkunden tritt Verzug ohne Mahnung nur ein, wenn die Rechnung darauf hinweist, dass er 30 Tage nach Zugang eintritt. Der Satz gehört deshalb in die Zahlungsbedingungen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Selbst ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz ab 2027, alle anderen ab 2028. Das gilt nur zwischen Unternehmen; Privatkunden bekommen weiterhin eine normale Rechnung.

paygroove hängt die Maschinendaten im Format ZUGFeRD an jede finalisierte Rechnung. Für den Kunden sieht sie aus wie jede PDF, seine Buchhaltung kann sie aber automatisch einlesen. Privatkunden stört der Anhang nicht.

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen, dürfen E-Rechnungen aber verschicken.

Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Belege acht Jahre, vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Eine Rechnung aus 2026 muss also bis Ende 2034 vorliegen.

Digital aufbewahren ist erlaubt, wenn das Dokument unverändert bleibt und lesbar ist. paygroove speichert jede finalisierte Rechnung und jeden hochgeladenen Beleg.