Reisekosten und Tagespauschalen

Die Kilometerpauschale gilt für Fahrten mit dem privaten Pkw und deckt alles ab: Benzin, Versicherung, Reparaturen, Wertverlust. Deshalb darfst du Tankbelege dann nicht zusätzlich absetzen. Gezählt wird die tatsächlich gefahrene Strecke, Hin- und Rückfahrt.

Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi, Parkgebühren und Maut setzt du in tatsächlicher Höhe an, jeweils mit Beleg. Für Motorrad oder Roller gilt eine kleinere Pauschale von 0,20 € pro Kilometer.

Gehört das Auto zum Betrieb, weil du es überwiegend geschäftlich nutzt, läuft es anders: Dann sind alle Autokosten Betriebsausgabe und die private Nutzung wird versteuert. Für die meisten Solo-Selbstständigen ist die Kilometerpauschale die einfachere Wahl.

Der Fachbegriff ist Verpflegungsmehraufwand. Die Idee: Unterwegs isst du teurer als zu Hause, dafür gibt es einen Ausgleich. Es gibt zwei Sätze. Der kleine gilt bei mehr als acht Stunden Abwesenheit an einem Tag und für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise. Der große gilt für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit. Die Höhe legt der Gesetzgeber fest, für das Ausland gibt es eigene Sätze je Land, teils je Stadt.

Bekommst du eine Mahlzeit gestellt, etwa Frühstück im Hotel oder Catering vom Veranstalter, wird die Pauschale gekürzt: 20 % des Tagessatzes für Frühstück, je 40 % für Mittag- und Abendessen. Bei einem vollen Frühstück, Mittag- und Abendessen bleibt nichts übrig.

Nach drei Monaten am selben Einsatzort endet der Anspruch, weil der Ort dann als gewohnt gilt. Eine Unterbrechung von vier Wochen setzt die Frist zurück. Für Musiker mit wechselnden Auftrittsorten spielt das selten eine Rolle, für längere Engagements schon.

Übernachtungen zählen in tatsächlicher Höhe, dafür brauchst du die Rechnung auf deinen Namen. Ohne Beleg gibt es für Selbstständige keine Übernachtungspauschale. Privatunterkunft bei Freunden ist kostenlos und deshalb nicht absetzbar.

Zu den Reisenebenkosten gehören Gepäckaufbewahrung, Telefon für die Arbeit, Parkgebühren, Trinkgeld in üblicher Höhe. Für Kleinbeträge ohne Beleg reicht ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag und Zweck.

Hotelrechnungen weisen Übernachtung mit 7 % und Frühstück mit 19 % Umsatzsteuer getrennt aus. Beides ist Vorsteuer, wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist.

Weiterberechnete Fahrtkosten sind keine durchlaufenden Posten, sondern Teil deines Honorars. Deshalb tragen sie denselben Steuersatz wie die Leistung, zu der sie gehören: bei einem Konzert 7 %, bei Tontechnik 19 %. Ob du pauschal pro Kilometer oder die Bahnfahrt nach Beleg berechnest, ist Verhandlungssache; die Pauschale ist für beide Seiten am einfachsten.

Auf der Ausgabenseite ändert sich nichts: Deine Kilometerpauschale und Tagespauschalen bleiben Betriebsausgaben, die Einnahme vom Kunden steht dem gegenüber.