Ratgeber

Umsatzsteuer

Die Steuer, die auf deinen Rechnungen steht. Sie gehört nicht dir, du reichst sie nur weiter.

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Umsatzsteuer in zwei Minuten

Du schlägst sie auf deinen Preis auf, kassierst sie vom Kunden und überweist sie ans Finanzamt. Die Umsatzsteuer, die du selbst bezahlst, bekommst du als Vorsteuer zurück.

Beispiel: Du berechnest 1.000 € netto plus 7 % Umsatzsteuer, also 1.070 €. Die 70 € gehören dem Finanzamt. Im selben Monat kaufst du Saiten für 119 € brutto, darin stecken 19 € Umsatzsteuer, deine Vorsteuer. Ans Finanzamt gehen 70 € minus 19 € = 51 €.

Deshalb kalkulierst du immer netto. Der Bruttobetrag auf der Rechnung ist Geld, das zum Teil nur durch dein Konto läuft.

Wichtig

Die Umsatzsteuer nicht als Einnahme verplanen. Ein eigenes Unterkonto, auf das du sie sofort umbuchst, verhindert böse Überraschungen bei der Voranmeldung.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr darfst du auf Umsatzsteuer verzichten. Dann steht kein Steuersatz auf der Rechnung, dafür ein Hinweis.

Seit 2025 gelten die Grenzen 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr). Überschreitest du die 100.000 € im laufenden Jahr, endet die Regelung ab diesem Umsatz.

Vorteil: weniger Bürokratie und günstigere Preise für Privatkunden. Nachteil: keine Vorsteuer aus eigenen Anschaffungen. Wer viel in Instrumente oder Technik investiert, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser.

Der Hinweis auf der Rechnung ist Pflicht, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

pSo geht es in paygroove

  1. 1In den Einstellungen unter Steuersätze den 0 %-Satz auf „Steuerbefreit“ stellen und die Vorlage „Kleinunternehmer“ übernehmen.
  2. 2Im Steuerprofil „Vorsteuerabzug: Nein“ wählen, damit Belege brutto in die Prognose eingehen.
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7 % oder 19 %: welcher Satz für Musiker und Kreative

Konzerte und künstlerische Mitwirkung sind meist ermäßigt mit 7 %. Technik, Verkauf und die meisten Dienstleistungen liegen bei 19 %.

Der ermäßigte Satz von 7 % gilt für Theatervorführungen und Konzerte, auch für die Gage eines Musikers, der bei einem Konzert mitwirkt. Studioaufnahmen, Tontechnik, Veranstaltungstechnik, Fotografie und Verkauf von Waren liegen bei 19 %.

Musikunterricht kann komplett steuerfrei sein, wenn eine Bescheinigung der Landesbehörde vorliegt oder du an einer Einrichtung mit Bescheinigung unterrichtest.

Wichtig

Die Abgrenzung ist im Einzelfall Auslegungssache. Der falsche Satz kostet bei einer Prüfung die Differenz plus Zinsen. Bei Unsicherheit einmal mit dem Steuerberater festlegen und dann konsequent anwenden.

pSo geht es in paygroove

  1. 1Für jede Art von Leistung einen eigenen Steuersatz anlegen, etwa „Konzert 7 %“, „Technik 19 %“, „Unterricht steuerfrei“.
  2. 2Bei den Leistungen im Katalog den passenden Satz hinterlegen, dann ist er in jeder Rechnung richtig vorbelegt.
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Umsatzsteuer-Voranmeldung

Wer Umsatzsteuer ausweist, meldet sie regelmäßig ans Finanzamt: monatlich, vierteljährlich oder nur einmal im Jahr, je nach Höhe.

Maßgeblich ist die Umsatzsteuer des Vorjahres: bis 2.000 € entfällt die Voranmeldung, es reicht die Jahreserklärung. Bis 9.000 € meldest du vierteljährlich, darüber monatlich. Abgabe und Zahlung sind bis zum 10. des Folgemonats fällig, mit Dauerfristverlängerung einen Monat später.

Grundlage ist die Summe aus Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen minus Vorsteuer aus deinen Belegen im Zeitraum.

pSo geht es in paygroove

  1. 1Im Steuerprofil festlegen, ob deine Umsatzsteuer bei Zahlungseingang (Ist-Versteuerung, bei Freiberuflern üblich) oder schon bei Leistung (Soll-Versteuerung) fällig wird.
  2. 2Belege zeitnah hochladen und Zahlungseingänge den Rechnungen zuordnen, damit Vorsteuer und Zahlungsdatum stimmen.
  3. 3Unter Auswertungen → Umsatzsteuer Monat oder Quartal wählen: paygroove zeigt Umsatzsteuer, Vorsteuer und die Zahllast, jeweils mit der Kennzahl des ELSTER-Formulars.
  4. 4Die Zahlen in ELSTER eintragen oder dem Steuerberater geben. paygroove übermittelt nichts selbst.
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Kunden im EU-Ausland

Leistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Land berechnest du ohne Umsatzsteuer. Der Kunde versteuert selbst, dafür brauchen beide eine USt-IdNr.

Das nennt sich Reverse-Charge-Verfahren. Auf der Rechnung stehen beide USt-IdNrn. und der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Zusätzlich meldest du den Umsatz in der Zusammenfassenden Meldung.

Privatkunden im EU-Ausland behandelst du wie deutsche Privatkunden, mit deutscher Umsatzsteuer.

pSo geht es in paygroove

  1. 1Beim Kunden die USt-IdNr. eintragen; ohne sie lehnt paygroove die E-Rechnung mit Reverse Charge ab.
  2. 2In der Rechnung den Steuersatz „Reverse Charge“ wählen, den du in den Einstellungen mit der Vorlage anlegst.
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Stand der Zahlen: 2026. Allgemeine Hinweise, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindlich ist immer dein Steuerbescheid oder die Auskunft deines Steuerberaters.

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